Categoria: Gestão Empresarial

Manutenção corretiva: o que é, quando fazer + exemplos

O dia de trabalho está correndo normalmente e, de repente, ouve-se um boom! vindo de uma das máquinas que parou de funcionar. Nesse momento, uma equipe de manutenção corretiva precisa ser acionada o mais rápido possível para fazer o conserto.

Em uma primeira análise, parece não haver nada errado. O problema aconteceu e vai ser reparado. Porém, sem um planejamento que oriente quem é o responsável por acionar o conserto e quais prestadores de serviço confiáveis chamar, a solução pode demorar.

Pensando nisso, uma máquina parada repentinamente devido a um defeito pode causar muitos desperdícios para a cadeia de produção se não for resolvido rápido, como perda de tempo da equipe, atraso na meta do dia, falta de estoque, entre outros.

Então, fica claro que não dá para contar apenas com a manutenção corretiva, mas ela é necessária no conjunto para manter todos os equipamentos funcionando.

Continue a leitura do artigo e entenda o que é, quando fazer, exemplos, tipos e riscos da falta de planejamento das manutenções. 

O que é manutenção corretiva?

A manutenção corretiva é o nome dado aos consertos emergenciais acionados quando é necessário corrigir um problema no ambiente de trabalho da empresa, especialmente nas máquinas da área produtiva, mas também pode ser solicitada para equipamentos administrativos. 

Entre os tipos de manutenção, a corretiva é a que demora mais tempo, gera mais custos e traz mais prejuízos para o andamento do trabalho no setor em que a máquina ficou paralisada. 

Isso não significa que a manutenção corretiva deva ser eliminada dos processos empresariais. Afinal, é impossível prever todos os problemas, mesmo tendo uma gestão da manutenção bem planejada.

Ou seja, o ideal é que todos os tipos de manutenção sejam combinados. Dessa forma, com a manutenção preventiva e a preditiva ativas, monitorando as máquinas e equipamentos, a necessidade de manutenção corretiva diminui, acontecendo apenas pontualmente. 

Leia também: O que são custos de manutenção? Como controlar as despesas?

Quando fazer a manutenção corretiva?

As manutenções corretivas devem ser feitas sempre que houver um problema no maquinário para, assim, evitar riscos à segurança dos colaboradores. Quando a parada acontece de forma inesperada ou por um motivo desconhecido, o conserto precisa ser imediato.

O segredo para garantir a eficiência da manutenção é estabelecer as etapas para o acionamento da medida corretiva, definindo o responsável pela função e organizando os contatos dos prestadores de serviço especializados nos maquinários ou a equipe de manutenção interna.

Assim, por mais que seja um processo que interfere no andamento da rotina da empresa, ele será executado o mais rápido possível, agilizando o retorno da equipe ao trabalho.

Exemplos de manutenção corretiva

A manutenção corretiva é acionada para resolver problemas pontuais e urgentes, especialmente quando não é possível identificar rapidamente a causa. Alguns eventos que causam esse cenário são:

• defeito ou falha nas máquinas (ex: problemas no motor, bateria, correrias, etc.);
• operação errada de um equipamento;
• dano por queda de uma peça do maquinário;
• quebra de algum acessório, entre outros.

Os problemas podem ser acidentais ou devido a algum componente que se desgastou ou quebrou se forma inesperada. Para lidar com a imprevisibilidade, a gestão de maquinário precisa incluir os principais tipos de manutenção (preditiva, preventiva e corretiva) para cobrir todas as frentes.

Assim, fazendo avaliações periódicas e planejando as paradas das máquinas nos momentos ideais, é possível reduzir o risco de problemas inesperados. Ao mesmo tempo que, se acontecerem, a empresa estará pronta para agir. 

Quais são os tipos de manutenções corretivas?

Existem dois tipos de manutenção corretiva: a programada e a não programada. Entenda a diferença:

Manutenção corretiva programada

A manutenção corretiva programada é acionada logo no começo da falha, fase chamada de falha potencial. O procedimento evita que o problema evolua e se transforme em uma falha funcional, causando um prejuízo maior para a operação.

Ou seja, no momento em que a equipe identifica um barulho, travamento ou outro comportamento atípico da máquina, a manutenção acontece para que o conserto seja mais rápido e custe financeiramente menos para a empresa.

Geralmente, esse tipo de manutenção é programado para momentos de menor fluxo de produção, como trocas de turno ou no fim do dia, por exemplo, para não interferir no trabalho da equipe.

Porém, é fundamental que se o problema apresentar riscos à saúde dos colaboradores ou afetar a qualidade dos produtos, o procedimento seja acionado imediatamente.

A análise pode ser mais precisa com o apoio de dados sobre funcionamento das máquinas, obtidos por meio de inspeções planejadas, testes de desempenho e monitoramentos frequentes.

Leia também: OEE: o que é, importância e como calcular o indicador.

Manutenção corretiva não programada

A manutenção corretiva não programada é acionada para corrigir falhas que causem uma parada forçada das atividades produtivas das empresas. 

Isso significa que o problema gerou um dano que comprometeu o equipamento total ou parcialmente, impossibilitando o uso até o reparo ser concluído. 

Ou seja, é um procedimento de urgência que garante a segurança da equipe, além de evitar o agravamento dos riscos que o equipamento pode gerar se a interrupção do uso não for feita.

Dada a complexidade do cenário, esse tipo de manutenção é o mais caro para as empresas e também perigoso, uma vez que as falhas surgem inesperadamente.

Leia mais >>> Indicadores de produção industrial: 7 métricas indispensáveis.

Evite os riscos da manutenção corretiva não planejada

Agora que você conhece o contexto da manutenção corretiva, é fundamental avaliar os processos de manutenção da sua empresa para não se expor aos riscos de executar muitos consertos não planejados.

O cuidado com esse setor evitará riscos para as atividades, como equipe ociosa, baixa na produtividade, atraso na entrega de pedidos, período de inatividade alto e impossibilidade de planejar o volume de trabalho para cumprir os prazos com os clientes.

Esses problemas não prejudicam apenas as operações, mas também a imagem da empresa no mercado. Além disso, quanto mais manutenções corretivas acontecerem, maiores são os custos. 

Por isso, você deve ficar atento a todos os aspectos da gestão que podem comprometer o orçamento anual do negócio. Quer aprender como monitorar com eficiência cada processo e ainda reduzir os gastos totais?

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Gestão de mudanças: o que é, importância, exemplos + dicas

Questões mercadológicas, econômicas, legais, estratégicas ou tecnológicas são fatores que podem desencadear transformações nas empresas, dando início ao processo de gestão de mudanças.

Nesse sentido, tanto a maneira como um negócio é conduzido como a consolidação de uma alteração demonstram a maturidade da gestão empresarial. Afinal, mudanças podem gerar insegurança, sobrecarga e estresse nos colaboradores se forem mal dirigidas.

Sem contar as consequências para a continuidade das operações e para a imagem da empresa no mercado.

Por isso, mudanças organizacionais não devem ser feitas sem um planejamento estruturado, preparo da equipe e uma boa comunicação. A chave para alcançar os resultados positivos de uma transformação é unir as pessoas em torno do objetivo.

Você achou que era só mudar e pronto? Os colaboradores se adaptam à medida que conhecem a novidade. Continue a leitura do artigo para entender o que é, a importância e como gerenciar um processo de mudança da forma correta na sua empresa.

Além disso, confira exemplos e dicas para orientar sua equipe e obter resultados consistentes. 

Boa leitura!

O que é gestão de mudança?

A gestão de mudança nas organizações é o processo que orienta a implementação de uma alteração, como uma nova cultura, tecnologia e infraestrutura que utiliza para operar, ou processos internos para assegurar que o trabalho seja bem-sucedido. Normalmente, inclui três fases principais: preparação, implementação e acompanhamento.

No contexto corporativo, uma mudança pode envolver toda a equipe, como em um processo de fusão, ou apenas determinado setor, como na adição de um novo canal de vendas

As novidades serão comunicadas por todos eventualmente, mas os colaboradores que fazem parte do setor e vão trabalhar na implementação são os primeiros impactados. 

Portanto, o gerenciamento deve cuidar para que o time faça a transição de forma organizada, entendendo os novos processos, ferramentas e monitorando os efeitos da mudança.

O sucesso na execução das etapas mostra o quão preparado um negócio está para identificar mudanças e agir para se adaptar rapidamente, sem prejudicar o andamento das atividades.

No guia ‘Organizational Change Guidance’, a equipe da consultoria Gartner afirmou que, nos últimos três anos, as empresas passaram por cinco grandes mudanças, sendo que 75% dos negócios esperam passar por múltiplas transformações nos próximos três anos.

Porém, mais da metade dos processos de mudança falham e apenas 34% obtêm o sucesso desejado. Ou seja, é essencial saber conduzir sua empresa quando uma necessidade aparece.

Leia também >>> Ciclo PDCA: o que é, etapas, como aplicar + erros [GUIA]

Qual é a importância da gestão de mudanças? 

A criação de um processo de mudança é importante porque orienta passo a passo a equipe, permitindo alcançar o objetivo planejado e desenvolver o negócio. O gerenciamento ainda incentiva o time a abraçar o novo e a se dedicar ao aprendizado, participando ativamente na consolidação da mudança.

As transições pelas quais uma empresa pode passar, às vezes, são imprevisíveis e custosas em termos de tempo e recursos. Com uma gestão eficaz, as mudanças estimulam positivamente o clima organizacional e desenvolvimento de habilidades da equipe.

Outro ponto positivo do processo é a possibilidade de gerenciar riscos, como a insatisfação de um setor ou grupo de funcionários. 

Quando a euipe não só sabe, mas também entende os motivos que levaram à mudança, o engajamento para adaptação da empresa ao novo contexto é natural.

Além do público interno, investidores, fornecedores e potenciais funcionários também sentirão mais confiança na empresa se perceberem que, mesmo passando por mudanças, o negócio mantém as atividades e cumpre com os compromissos.

Ou seja, quanto maior o nível de maturidade da gestão, seja para gerenciar uma mudança ou manter o controle financeiro, maiores são as chances de navegar por momentos de instabilidade sem desestruturar a operação, a produtividade e a motivação da equipe.

Gestão de mudanças: exemplos

“Nada é permanente, salvo a mudança”, profetizou Heráclito há mais de vinte séculos. Por isso, exemplos de ocasiões onde a gestão de mudança organizacional é acionada não faltam e acontecem em maior ou menor escala, dependendo do contexto atual do negócio.

Para te ajudar a identificar as situações que vão exigir que sua empresa tenha um plano de enfrentamento, listamos abaixo alguns exemplos:

• chegada de uma nova liderança no comando da empresa ou de um departamento;
• alteração na estrutura organizacional da equipe;
• implementação de novas tecnologias;
• adoção de novos modelos de negócios;
• gestão de eventos inesperados.

Na parte de eventos inesperados, o exemplo mais recente foi a pandemia da covid-19. Quando a doença se espalhou pelo mundo em 2020, as empresas precisaram se adaptar urgentemente ao cenário de isolamento social.

Os comércios de varejo que não tinham canais de venda digital tiveram que se adaptar rapidamente para sobreviver. E aqueles que tinham operações on-line precisaram se adaptar à escassez de estoque e aos atrasos logísticos. 

Além disso, a gestão das equipes em home office exigiu a criação de novas diretrizes de trabalho para respeitar as leis trabalhistas, proporcionando os meios adequados para as equipes continuarem ativas.

Mesmo após o fim do isolamento, as mudanças dessa época trouxeram novos desafios para os donos de empresa, como a preferência pelo trabalho remoto por alguns colaboradores.

Quando os processos de gestão de mudança estão prontos para serem acionados, os exemplos citados e outros que fazem parte da realidade das empresas são superados e geram transformações positivas.

Leia mais >>> Capacidade produtiva: o que é, importância e como aumentá-la.

Tipos de mudança organizacional

Agora que você sabe o que é, a importância e o que pode desencadear mudanças nos negócios, é fundamental saber o tipo e o grau de renovação que cada um exige, o que vai impactar na carga de trabalho da equipe. Confira!

Mudanças adaptativas

As mudanças adaptativas são transformações pequenas pelas quais as organizações passam para atender às necessidades que surgem ao longo do tempo. É a adição de um processo ou ferramenta que, após concluída, toda equipe pensa: “nossa, como vivemos sem isso?”.  

Normalmente, essas mudanças são pequenas modificações e ajustes que os gestores identificam e implementam para executar melhor as estratégias de negócios. Ao longo do tempo, as lideranças podem adicionar, excluir ou aprimorar processos.

Um exemplo de mudança adaptativa é quando a empresa atualiza seu sistema de gestão de clientes, saindo de planilhas para um software de CRM (Customer Relationship Management, em português, Gestão de relacionamento com o cliente)

Mudanças transformacionais

Já as mudanças transformacionais possuem uma escala e escopo de trabalho maiores do que os ajustes adaptativos. Nesse caso, o processo pode envolver alterações: 

• na missão da empresa;
• na estratégia do negócio;
• na estrutura da empresa ou da equipe;
• no quadro de pessoal; 
• no desempenho organizacional;
• nos processos de negócios. 

Devido à demanda de trabalho, muitas vezes, estas mudanças requerem mais tempo e energia da equipe para serem implementadas. 

Embora não seja uma regra, as mudanças transformacionais acontecem frequentemente como resposta a interferências externas, como a chegada de um novo concorrente inovador ou problemas que afetem a cadeia de abastecimento da empresa.

Um exemplo de mudança transformacional é quando a empresa decide adotar os princípios ESG (sigla para Ambiental, Social e Governança, na tradução para o português) para implementar uma gestão sustentável, criando ações e alterando os processos produtivos de forma que a operação se torne cada vez mais sustentável.

Este posicionamento é estratégico e precisa ser conduzido com cuidado, além de necessitar do amplo engajamento da equipe para consolidar a sustentabilidade como um valor do negócio. 

Um detalhe interessante é que algumas mudanças podem ser adaptativas e transformacionais ao mesmo tempo. Por esta razão, os gestores precisam ter em mente que um processo de transformação deve ser adaptado aos desafios e exigências de cada situação.

Leia também >>> Tudo sobre ESG: o que é, critérios, como implementar e mais!

Como fazer a gestão de mudanças?

O passo a passo para fazer a gestão de mudanças que descrevemos abaixo é inspirado nas orientações do professor da Universidade Harvard, John Kotter, no livro ‘Liderando Mudanças’. Aprenda como começar e finalizar: 

1. Reforçar o caráter de urgência

O primeiro passo para que a gestão de mudanças engaje diretores, gestores e colaboradores é reforçar a urgência para que a medida seja implementada.

Uma estratégia que você pode utilizar é apresentar o cenário atual, as perdas e/ou as dificuldades enfrentadas pela equipe-alvo e como os resultados estão em risco no momento. Em seguida, apresente a proposta de mudança que será implementada.

2. Acionar as lideranças

Para vencer potenciais objeções ao processo de mudanças, é fundamental formar alianças e os líderes dos setores (diretores e gestores) são os principais aliados na fase inicial.

A confiança dos colaboradores em suas lideranças diretas ajuda a vencer resistências, detalhar o processo nas reuniões de setores, deixando a equipe confortável para tirar suas dúvidas. 

3. Traçar uma visão da mudança 

Outro detalhe importante para uma gestão eficiente é traçar uma visão da mudança, ou seja, o caminho pelo qual a empresa irá passar para dar um panorama do processo e estabelecer uma perspectiva de futuro.

O objetivo é demonstrar para os colaboradores que as transformações não têm só um propósito.   

4. Mostre a visão para a equipe

É claro que o acesso ao trabalho não fica restrito às lideranças. Mostre a visão do projeto para a equipe, explicando as etapas, os responsáveis por monitorá-las e o resultado esperado.

Mesmo sem uma definição precisa da duração do processo, faça uma estimativa para que os colaboradores não fiquem no escuro. Se possível, detalhe quanto tempo será investido em cada etapa. 

5. Antecipar e remover empecilhos

Durante o planejamento e nas conversas com líderes e equipes surgirão empecilhos potenciais e outros reais, que podem interferir no bom andamento da gestão de mudanças.

Por isso, antecipe-se e, ainda na fase de planejamento, crie planos de ação para remover os obstáculos levantados, formando equipes para cuidar do trabalho. 

Para montar planos de ação precisos, utilize ferramentas de gestão de mudanças, como o método 5W2H para guiar o processo.

6. Destacar os ganhos em curto prazo

O destaque para os ganhos em curto prazo é uma etapa crucial, principalmente no processo de mudanças transformacionais, cujo caminho é mais longo e com muitas etapas e esforço envolvidos. 

Nesses casos, defina objetivos para cada etapa do planejamento, criando uma linha do tempo com os ganhos que conduzirão a grande mudança. Apresente para a equipe como estímulo ao trabalho.

7. Divulgar os resultados e fazer ajustes

Cada etapa cumprida e cada objetivo alcançado deve ser divulgado para toda empresa para garantir a transparência do processo de mudança.

Além disso, o monitoramento permite fazer ajustes nas estratégias utilizadas, simplificando etapas ou incluindo novas para melhorar a qualidade da gestão.

Leia mais >>> Indicadores de qualidade: quais são e como implementá-los?

8. Consolidar a mudança na cultura organizacional

A etapa final é a consolidação da mudança como parte integrante e ativa da cultura organizacional. 

Para que as gestões futuras entendam o porquê a alteração foi feita, inclua o novo processo no ‘Manual de Procedimentos’ da empresa, detalhando a função, atividades, indicadores, responsáveis, etc.  

Registre também o período no qual a visão planejada foi concluída e os fatores que motivaram a alteração realizada, como gestão do conhecimento.

Dicas para organizar a gestão de mudança nas organizações

As mudanças organizacionais exigem bastante empenho das equipes envolvidas. Por isso, fique atento as três dicas abaixo para que o trabalho alcance os resultados:

Planeje as etapas da mudança

O planejamento de uma mudança orienta e dá confiança para equipe executar um projeto, principalmente quando é algo desafiador e pode impactar o crescimento da empresa.

Detalhe no plano as etapas de transição, quais serão as atividades e os responsáveis por executá-las, bem como o objetivo final. Com um passo a passo detalhado, a equipe tem mais chances de ser bem-sucedida. 

Estreite a comunicação com a equipe

Uma dica fundamental quando se trata de gestão de mudanças é ter uma comunicação próxima com a equipe. Sua empresa deve ter canais internos ativos para que os colaboradores possam interagir entre si no dia a dia.

Além disso, as lideranças devem ser acessíveis aos demais membros para receber sugestões, propostas de soluções e esclarecimento de dúvidas sobre as etapas, garantindo a excelência das entregas. 

Treine os gestores para liderança

O principal motivo para a resistência à mudança nas empresas é a falta de confiança na liderança, segundo 41% dos profissionais entrevistados para a edição 2023 do Oak Engage’s Change Report.

Para evitar ou contornar esse cenário na sua empresa, invista em treinamento para os membros nos cargos estratégicos de liderança para que eles aprendam habilidades que inspirem a confiança nos seus liderados, como comprometimento, boa comunicação, motivação, etc. 

Aposte em mudanças estratégicas para sua empresa

Agora que você sabe como funciona a gestão de mudanças, pode planejar e conquistar mudanças relevantes para o crescimento da sua empresa.

O avanço nas boas práticas de ESG, por exemplo, é o foco de 51% dos 694 empresários brasileiros entrevistados para o estudo Panorama 2024, realizado pela Amcham Brasil.

Para conquistar mudanças consistentes nessa área, é essencial conscientizar a equipe e buscar parceiros para auxiliar na conquista de transformações reais em sustentabilidade.

A Esfera Energia é a aliada ideal para sua empresa encontrar a melhor energia disponível no mercado elétrico nacional, encontrando fornecedores que geram eletricidade a partir de fontes limpas e renováveis.

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O que é PCP (Planejamento e Controle de Produção)?

O planejamento e controle de produção (PCP) é um processo de gestão industrial que auxilia na organização da estrutura operacional e na previsibilidade de resultados, assegurando que a empresa possa adaptar o ritmo conforme a demanda de trabalho.

Isso porque a sazonalidade no segmento influencia o planejamento produtivo das fábricas. Assim, identificando o mês em que a demanda de pedidos é alta, a equipe pode antecipar a compra de matéria-prima, a divisão da equipe, a organização do estoque, os prazos dos pedidos, etc.

Porém, sem um plano, as indústrias podem enfrentar problemas, como compras mais caras de insumos, escassez de fornecedores, sobrecarga de trabalho e até a impossibilidade de atender toda demanda de pedidos.

E deixar os clientes na mão uma vez pode ser determinante para que ele escolha trabalhar com outra empresa. 

Se você não quer que essa situação aconteça com seu negócio, continue a leitura deste artigo. Por meio dele, você entenderá o que é, os objetivos e como fazer um PCP para manter as operações ativas e adaptadas às necessidades de cada período do ano.

O que é planejamento e controle de produção (PCP)?

O planejamento e controle de produção, ou PCP, é uma ferramenta que auxilia no gerenciamento da cadeia produtiva de uma empresa, desde a compra de insumos e matérias-primas, definição da capacidade produtiva até a divisão da equipe nos ciclos de produção. 

No processo industrial, são analisados dados históricos e a sazonalidade durante o ano para fazer uma previsão de demanda e organizar a estrutura operacional, identificando os ajustes necessários para atender o volume de trabalho previsto.

Todos os setores envolvidos são analisados na montagem do PCP. Afinal, se uma equipe não cumpre a sua parte, a atividade do próximo grupo é prejudicada. 

Com o planejamento e controle de produção pronto, todo time sabe quando, quanto, onde e em que ordem o processo produtivo irá funcionar, facilitando o acompanhamento e a checagem das etapas. 

O objetivo é ter o máximo de previsibilidade e eficiência em todas as etapas para que o resultado seja o esperado. 

Leia também >>> Gestão industrial: o que é e como fazer um processo eficiente?

Quais são os objetivos do PCP na indústria?

A criação de um planejamento e controle de produção (PCP) atende a três objetivos: planejar, programar e monitorar os processos da empresa para que eles sejam eficientes, produtivos e padronizados.

Na etapa de planejamento, a equipe analisa toda cadeia de produção, criando um fluxograma das suas etapas. Além disso, levanta quais são os equipamentos, insumos e matérias-primas que precisam estar disponíveis e funcionando. 

Outra atividade de planejamento é a criação de um cronograma de produção que defina o prazo no qual cada etapa deve ser realizada para garantir o padrão de qualidade e a segurança da equipe.

Na fase de programação, a equipe de PCP com o time de gestão de compras controlam todos os recursos que devem estar disponíveis para utilização, mantendo o estoque abastecido de matérias-primas e outros recursos.

Por fim, no monitoramento, a equipe avalia os resultados e o desempenho do processo produtivo por meio dos indicadores, identificando os acertos e os erros que interferiram no andamento do trabalho.

Dessa forma, a empresa mantém um ciclo de melhoria contínua, acompanhando de perto todos os detalhes para que os colaboradores tenham uma boa estrutura de trabalho e os clientes recebam a qualidade esperada. 

Leia também >>> Indicadores de produção industrial: 7 métricas indispensáveis.

Como fazer planejamento e controle de produção?

Agora que você sabe o que é e os objetivos da ferramenta, confira o passo a passo para fazer o planejamento e controle de produção na sua empresa. 

1. Estudo e previsão de demanda

O primeiro passo para fazer um planejamento e controle de produção eficiente é estudar o funcionamento do sistema atual, avaliando os acertos e os gargalos de produção, qualidade dos itens, defeitos, atrasos, processos bem alinhados e mais.

Outros fatores analisados são: a sazonalidade do mercado e a previsão de demanda de pedidos por período. Ter um histórico de dados para checagem é fundamental para o sucesso do PCP.

Leia mais >>> Software de gestão empresarial: o que é, funções + 4 tipos.

2. Avaliação da capacidade produtiva

Sem conhecimento sobre a capacidade produtiva, é impossível fazer um PCP eficiente para uma empresa.

A análise da capacidade de produção inclui a verificação do número de funcionários, a quantidade e qualidade do maquinário e equipamentos, tamanho da área de produção e do espaço para armazenamento de estoque e de matéria-prima. 

O alinhamento desses fatores contribui para a produtividade e o cumprimento das demandas.

3. Planejamento Agregado de Produção (PAP)

O terceiro passo consiste no Planejamento Agregado de Produção (PAP), que é a parte do PCP que define a melhor estratégia de produção para atender a demanda dos clientes, reduzindo ao máximo os desperdícios ao longo do ano.  

O PAP deve ser monitorado mensalmente para que os ajustes na capacidade produtiva e na demanda sejam feitos conforme o necessário.

4. Plano Mestre de Produção (PMP)

O Plano Mestre de Produção (PMP) orienta o processo de produção em curto prazo, indicando volume de produção, data de entrega, materiais e equipamentos necessários, ferramentas e instruções gerais para fabricação dos itens.

Enquanto o PAP dá um panorama macro do sistema operacional, o PMP detalha como cada período vai ser conduzido e as necessidades para atender as demandas.

5.  Programação Detalhada de Produção (PDP)

A Programação Detalhada de Produção é a quinta etapa do planejamento e controle de produção. 

O PDP direciona a rotina e o trabalho da equipe de produção, garantindo materiais disponíveis, estoque organizado, separação de lotes, ordem para produção e padrões de qualidade.

6. Controle de produção

O passo final do PCP é o controle de produção, ou seja, o monitoramento dos resultados de cada plano e programação. O objetivo é verificar se os planejamentos foram cumpridos e as demandas entregues conforme o previsto.

Além disso, o controle verifica os indicadores de produção industrial, montando relatórios com acertos, erros e ajustes necessários para garantir a melhoria contínua dos processos. 

Planeje e otimize os custos de produção no seu negócio

Além de montar um planejamento e controle de produção (PCP), invista em melhorias na gestão de compras para fechar negócio com bons fornecedores, garantindo preços competitivos.

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Matriz GUT: o que é, para que serve e como fazer?

“Se tudo é urgente, nada é urgente”. Já ouviu essa frase? Ela ilustra um cenário comum em empresas no qual não existe prioridade e justamente por isso é difícil definir o problema que será abordado primeiro. Se a situação é comum onde você trabalha, conhecer a matriz GUT vai ajudá-lo nas tomadas de decisão.

Quanto maior a empresa, maior é o número de tarefas que envolvem o gerenciamento. Para acompanhar passo a passo as atividades e definir o que vai ser resolvido de imediato, é preciso ter critérios de análise claros.

Além das resoluções cotidianas, a matriz orienta a criação de objetivos do planejamento estratégico do negócio.

Conforme uma pesquisa da consultoria Falconi destaca, a criação de um plano é fundamental para as empresas terem uma visão ampla das perspectivas do ano. Porém, apenas 10% das companhias de médio porte realmente planejam suas resoluções anualmente.

Quer seguir diretrizes claras no seu negócio? Continue a leitura do artigo e entenda o que é e para que serve a matriz de GUT, o passo a passo para colocar a ferramenta em prática com exemplo.

Boa leitura!

O que é matriz GUT?

A matriz de GUT é uma ferramenta que auxilia na organização das tarefas que precisam ser realizadas em uma empresa em ordem de prioridade, considerando a gravidade, a urgência e a tendência de cada problema como critérios para a tomada de decisão.

Também chamado de matriz de priorização, o método sistematiza a análise e direciona a avaliação que precisa ser realizada para que a decisão de começar o trabalho por um determinado ponto realmente traga benefícios.

A ferramenta é muito útil, especialmente para situações complexas nas quais a equipe deve ser o mais precisa possível na solução que irá tomar.

Os criadores da estratégia foram os especialistas, Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, que, em 1981, apresentaram o método Kepner-Tregoe do qual a matriz faz parte e cujo objetivo é auxiliar os gestores a encontrarem soluções mais eficientes para os problemas empresariais.

A matriz GUT é aplicada em vários contextos, como na criação do planejamento estratégico, gestão de processos, gerenciamento de processos industriais, gestão pessoal, entre outras situações nas quais é necessário definir uma prioridade.

Para que serve a matriz GUT?

A matriz GUT serve para criar um ponto de partida na resolução de problemas, começando pela ação prioridade em relação às demais. Assim, a equipe consegue focar na tarefa mais importante, evitando que o cenário seja agravado ou que prejudique o andamento de um setor ou da empresa. 

Outra utilidade da ferramenta é na análise de processos. Por exemplo, a equipe de gestão de compras identifica que os gastos com insumos básicos, como energia e água estão altos.

Com a matriz, o setor pode analisar como o problema pode ser resolvido e qual atitude entre as que precisam ser tomadas deve vir primeiro. 

Geralmente, a decisão é aquela que tem o potencial de resultar em mais economia e, portanto, se for solucionada inicialmente, pode trazer resultados positivos para o caixa do negócio.

O modelo sistematizado da matriz faz com que a avaliação seja clara, guiando a equipe nas discussões e evitando que o processo comece por um ponto que poderia esperar em vez daquele que pode trazer melhorias reais e imediatas.

Com tudo isso, a matriz GUT ainda serve como um excelente otimizador de tempo e produtividade para as equipes.

Leia também >>> Automação de processos industriais: o que é, como fazer e vantagens.

Quais são os 3 elementos da matriz GUT e como funciona sua aplicação?

Até aqui, você sabe que a matriz de priorização se baseia em três critérios: a gravidade, a urgência e a tendência de cada situação-problema. Na análise, eles são classificados em uma escala de 1 a 5.

Dessa forma, as tomadas de decisão são racionalmente baseadas em fatos/dados objetivos sobre o contexto. Confira o que é analisado em cada critério a seguir:

Gravidade

A gravidade se refere ao impacto que uma situação pode causar, ou seja, a intensidade ou profundidade dos danos que a empresa pode sofrer se o problema não for solucionado.

Para chegar à resposta, a equipe pode considerar tanto os efeitos quantitativos quanto qualitativos nos resultados para responder à pergunta central que é: quais são as consequências de não concretizar esse processo ou fazer essa mudança em longo do tempo? 

Se a área produtiva é pequena e desorganizada, os riscos de acidente de trabalho podem aumentar, causando processos trabalhistas para a empresa. Um exemplo simples de uma situação grave para o negócio.

As classificações de gravidade são:

1. Sem gravidade
2. Pouco grave
3. Grave
4. Muito grave
5. Extremamente grave

Urgência

O segundo critério da matriz GUT é a urgência com a qual uma decisão precisa ser tomada, ou seja, o tempo em que ela deve acontecer. Em geral, quanto mais curto o prazo, mais urgente é a decisão.

A equipe deve analisar os processos envolvidos para responder “qual prazo para que o processo/projeto seja concretizado”.

Outra linha de raciocínio é avaliar quanto tempo em média pode surgir danos ou resultados indesejados se a empresa não agir sobre o problema.

Dessa forma, se existe na empresa dois desperdícios, a desorganização do ambiente de trabalho e a superprodução, e a primeira pode ser resolvida em uma semana com a abertura do espaço de trabalho, por exemplo, é a medida mais urgente.

Os níveis de urgência são:

1. Sem urgência
2. Pouco urgente
3. Urgente
4. Muito urgente
5. Extremamente urgente

Tendência

O último critério da matriz de GUT é a tendência que indica as chances do problema escalar. A análise é fundamental, pois uma situação que, a princípio, é pequena, pode evoluir e se transformar em um problema complexo.

Consequentemente, o processo para resolvê-lo é mais difícil, exigindo que a equipe seja ágil e tente obter resultados rápidos, o que nem sempre é possível. 

O efeito na motivação e no nível de estresse dos colaboradores da equipe é muito prejudicial ao clima da empresa e ao bem-estar no trabalho.

A classificação da tendência é a seguinte:

1. Sem tendência de piorar
2. Piorar em longo prazo
3. Piorar em médio prazo
4. Piorar em curto prazo
5. Agravar rápido

Resumindo, a matriz GUT responde às três perguntas abaixo:

• O que fazer primeiro?
• Por quê?
• Por onde começar?

Como fazer a matriz GUT?

Agora que você já sabe mais sobre o funcionamento da matriz de priorização (GUT), o próximo passo é aprender a colocá-la em prática no seu negócio. Para alcançar os objetivos planejados, siga as seguintes etapas:

1. Monte uma lista com os problemas ou os pontos de análise

A primeira etapa para utilizar a matriz de GUT é listar os problemas em um determinado processo ou pontos de análise sobre determinada tarefa para visualizar as atividades nas quais a equipe precisa agir e resolver.

O objetivo é ter uma visão geral do cenário que precisa de melhorias e levantar as prioridades em potencial antes de decidir por onde começar.

A ferramenta pode ser aplicada tanto na avaliação de tarefas internas quanto de atividades ligadas aos clientes. Os resultados dos indicadores industriais podem indicar pontos de melhoria. Por isso, não deixe de considerá-lo para incluir itens na lista.

Leia mais >>> Indicadores de produção industrial: 7 métricas indispensáveis.

2. Classifique cada tópico listado

O próximo passo é classificar cada tópico listado conforme os critérios da matriz GUT com notas de um a cinco. A pontuação é o que vai indicar a ordem de prioridade que os problemas ou pontos de análise precisam ser abordados. 

Dessa forma, avalie a importância, tempo, impacto e esforço que cada ação vai demandar da equipe. É fundamental se dedicar à análise, fazendo uma leitura profunda do cenário e das variáveis envolvidas.

Assim, você garante que as classificações feitas sejam precisas e deem um direcionamento seguro para a melhoria desejada.

3. Crie a matriz e faça a soma

A matriz de GUT é formada com a distribuição dos problemas/pontos de análise organizados em uma tabela de dados simples, conforme o modelo abaixo:

O processo/ponto é descrito com suas respectivas notas em relação a cada critério GUT. Em seguida, multiplique os valores para obter a pontuação total. Após concluir essa etapa, a classificação, conforme a operação, vai apontar por onde começar.

4. Elabore um plano de ação

Uma vez que você sabe por onde começar, a próxima etapa é elaborar um plano de ação para iniciar o trabalho pela prioridade apontada na matriz GUT.

Para manter o padrão sistematizado, você pode utilizar a ferramenta 5W2H para criar o plano de ação, respondendo às seguintes perguntas sobre a tarefa:

• What (o quê?)
• Why (por quê?)
• Where (onde?)
• When (quando?)
• Who (quem?)
• How (como?) 
• How much (quanto custa?)

Dessa forma, fica mais fácil organizar quais recursos/insumos serão necessários para concretizar as mudanças, os prazos, os marcos para checar o andamento e a revisão dos passos adotados.

Matriz GUT: exemplo 

Suponha que sua empresa esteja revisando o processo de produção que encareceu 30% nos últimos cinco anos, aumentando o preço de venda dos produtos. 

A partir da matriz de GUT, a gestão de compras identificou os fatores que mais impactaram os gastos com a produção, que foram:

 

Problema/Ponto de análise		G	U	T	Pontuação	Classificação
		Gravidade	Urgência	Tendência

• energia elétrica
• matéria-prima
• manutenção do maquinário
• horas extra da equipe
• armazenamento

Problema/Ponto de análise		G	U	T	Pontuação	Classificação
		Gravidade	Urgência	Tendência
Alto gasto com energia elétrica		5	5	5	125	1º
Aumento do preço da matéria-prima		5	4	3	60	2º
Manutenção de maquinário frequentes		3	3	5	60	3º
Pagamento de hora extra dos funcionários		4	3	4	48	4º
Espaço de armazenamento insuficiente		2	4	2	16	5º

 

Agora, você sabe que a gestão de custos da produção pode reduzir, dando prioridade para a busca de uma solução que reduza o alto custo com energia elétrica. 

O setor de compras pode destacar uma equipe para pesquisar uma boa alternativa, como a migração de mercado (ACR para ACL), que dá mais liberdade para criar uma estratégia de aquisição de energia mais eficiente.

Em paralelo, o restante da equipe pode cuidar das demais tarefas. Assim, os planos de ação podem evoluir, gerando o máximo de economia possível. 

Dependendo da complexidade da tarefa, pode ser necessário o empenho total do time na tarefa prioritária, indicada pela matriz. Então, faça a análise com bastante atenção para tomar a decisão mais adequada à complexidade do problema que está sendo resolvido. 

Leia também >>> Estudo de viabilidade Mercado Livre de Energia: como é feito?

Quais são as vantagens e desvantagens da matriz GUT?

Para analisar as vantagens e desvantagens da matriz GUT, vamos dividir a lista em duas partes:

Vantagens

• Permite a investir recursos nos pontos/processos avaliados como mais importantes;
• Colabora com a criação de um planejamento estratégico eficiente;
• É fácil de colocar em prática;
• Pode ser aplicada na classificação de assuntos variados;
• É estratégico para o planejamento de tarefas que devem ser realizadas em determinado período.
• Pode ser associada a outros métodos, como o ciclo PDCA, matriz SWOT e outros.

Desvantagens

• Exige conhecimento de outros técnicas e métodos para complementar a análise;
• Depende de uma avaliação muito precisa por parte da equipe;
• Pode tornar-se uma análise subjetiva, caso não hajam dados para justificar a pontuação atribuída a cada item;
• Não considera fatores como custos e capacidade da equipe de solucionar o problema, demandando que os times sejam bem treinados para saber como complementar a análise.

Use a matriz de priorização para tomar decisões estratégicas

Agora que você sabe o que é, para que serve, os elementos e como colocar a matriz GUT, além das vantagens e vantagens da ferramenta, pode incluí-la entre as metodologias de análise da sua empresa.

Lembrando que é fundamental que as equipes responsáveis pela gestão das áreas conheçam as principais ferramentas e saibam unir as técnicas para obter os melhores resultados.

Apostamos que os custos são uma preocupação que a sua empresa busca otimizar constantemente, certo? 

Aprenda sobre ‘Saving em compras’ e como implementá-lo nos diversos setores do seu negócio, seguindo as orientações do nosso e-book. Clique no banner e baixe gratuitamente!

Auditoria interna: o que é, importância e como fazer

Controle, eficiência, mitigação de riscos, melhoria contínua. Esses são alguns resultados alcançados pelas empresas que realizam auditoria interna em suas operações constantemente.

O objetivo ao abrir uma empresa é vê-la crescer e ganhar espaço no mercado. À medida que os objetivos são alcançados, a operação se torna mais complexa, o número de colaboradores aumenta e funções são distribuídas entre diversos profissionais.

Porém, os donos de empresas precisam estar atentos ao que acontece internamente. A governança é uma aliada da gestão que, por sua vez, garante a execução correta das auditorias.

Assim, a empresa caminha atenta aos potenciais riscos, criando ação para eliminar ou reduzir as ocorrências e ainda identifica oportunidades de melhorias para otimizar os resultados.

A 2ª edição da Pesquisa de Maturidade da Auditoria Interna no Brasil, realizada pela consultoria KPMG no segundo semestre de 2023, com gerentes, vice-presidentes, membros da diretoria e auditores, traz dados que apontam para um cenário de muito trabalho.

Enquanto 21% das empresas respondentes apresentam um nível avançado de maturidade geral na área de Auditoria Interna, outros 23% têm um índice fraco, necessitando construir uma estrutura básica e aprimorada na área.

Sua empresa está no segundo grupo? Continue a leitura do artigo e entenda o que é, o objetivo, a importância, os passos para fazer auditoria interna e outras dúvidas respondidas.

Boa leitura!

O que é auditoria interna?

A auditoria interna é um processo independente, sistematizado e objetivo de análise e consultoria que contribui para a melhoria das operações e atividades, gerando valor para a empresa ao fornecer insights de avanços na gestão de riscos, governança e controle operacional. 

Essa definição é do Instituto dos Auditores Internos (IIA) do Brasil, que orienta em relação ao cumprimento dos padrões internacionais na área.

As auditorias internas funcionam como um pente fino nos processos das empresas, identificando condutas e atividades desalinhadas com as premissas da gestão. 

O levantamento dos desajustes é essencial para a gestão de riscos, agindo para evitar que os problemas escalem e causem danos, tanto financeiros quanto à imagem do negócio.

A auditoria realizada pela equipe da própria empresa ainda contribui para que eventuais danos do negócio permaneçam seguros e sejam resolvidos internamente, reduzindo os efeitos negativos.

Quanto mais eficiente e confiável for o trabalho da equipe de auditores da empresa, maiores as chances de manter a operação longe dos riscos inerentes ao negócio, criando padrões de governança corporativa transparentes.

Diferença entre auditoria interna e externa

A diferença entre os dois tipos de auditoria é que a interna é realizada por uma equipe de dentro da empresa, formada por profissionais especializados nas diretrizes de auditoria, que tem a função de identificar melhorias nos processos internos. 

Já a auditoria externa é realizada por uma equipe terceirizada, ou seja, sem vínculo empregatício com a empresa-alvo e ligada a consultorias que prestam serviços na área. 

Sua função é fornecer assegurar o grau de credibilidade e confiança dos dados que as organizações passam a seus diretores e acionistas. 

O processo é obrigatório no Brasil (Lei 11.638/2007) para as empresas de capital aberto e de grande porte — negócios que possuem ativos totais superiores a R$ 240 milhões ou faturamento maior que R$ 300 milhões.

Qual a importância da auditoria interna? 

A auditoria interna é importante porque, por meio das avaliações realizadas, os setores da empresa recebem orientações sobre o que e como melhorar os processos de controle para serem mais eficientes e não trazer riscos que possam prejudicar os objetivos e metas planejadas.

Entre as empresas ouvidas pela pesquisa da consultoria KPMG, as que estão no nível avançado (34%) contam com um time interno de especialistas que entende sobre todos os quesitos técnicos da Auditoria Interna.

Já nas companhias nos estágios iniciais (35%), a equipe responsável pela audição dos processos domina apenas pontos relacionados à Auditoria Interna Tradicional.

Outro dado interessante da pesquisa que destaca a importância da auditoria é que as empresas investem até R$ 150 mil por ano na contratação de assessoria/consultoria externas para auxiliar na avaliação de diferentes processos, como LGPD, compliance e outras estratégias.

Dessa forma, as companhias criam padrões de gestão eficientes e alinhados aos requisitos apontados pela auditoria, melhorando a comunicação, coordenação e colaboração entre todos os setores.

A governança corporativa também ganha com as orientações extraídas das auditorias, permitindo que a empresa amplie sua visão e dedique-se a implementação das práticas de Environmental, Social and Governance, conhecidas pela sigla ESG, que significa Ambiental, Social e Governança, em português.

Leia mais >>> Tudo sobre ESG: o que é, critérios, como implementar e mais!

Como funciona o modelo das Três Linhas?

O modelo das Três Linhas do Instituto dos Auditores Internos (IIA) auxilia a compreender e utilizar a auditoria interna da melhor maneira possível, integrando governança à gestão. 

A área de governança das empresas define os meios e as diretrizes das estratégias e de avaliação dos negócios, além de monitorar o trabalho dos setores de gerenciamento. 

Os responsáveis por conduzir a gestão, por sua vez, planejam as estratégias, orientados pela área de governança, realizando ações e implementando medidas de controle interno.

Cada departamento ainda corrige e aperfeiçoa processos que não estão conforme os objetivos da organização.

Para que a troca entre governança e gestão seja produtiva é essencial que as áreas se comuniquem para definir responsabilidades, funções e estruturas internas. Isso significa:

• organizar o fluxo de dados para que as informações cheguem a todos, mantendo um controle de acesso para garantir a segurança;
• consolidar processos bem estruturados para cada área da empresa;
• ter uma estrutura administrativa bem definida;
• atribuir competências a colaboradores para manter os repasses ativos.

Assim, governança, gestão e auditoria mantêm uma colaboração contínua, que é a base do modelo das Três Linhas. 

A confiança dos gestores no trabalho dos auditores contribui para a objetividade e autonomia das análises, gerando insights que geram inovação, crescimento e redução de ocorrências apontadas na matriz de riscos.

O modelo descrito acima está ilustrado na imagem abaixo que destaca os principais pontos da relação entre as três estruturas corporativas:

Fonte: IIA Brasil (2020, p.4).

Quem pode fazer a auditoria interna?

A auditoria interna pode ser realizada por profissionais que possuem a qualificação adequada para auditar os processos relativos à área analisada. Ou seja, uma auditoria jurídica é feita pelo advogado da empresa, as finanças devem ser auditadas por um contador habilitado para a função.

Outra opção é manter um setor de Auditoria na empresa com colaboradores que passaram por treinamento para serem auditores. Geralmente, são profissionais graduados em administração, economia e contabilidade.

A qualificação e o preparo para realizar corretamente a auditoria são essenciais para garantir a qualidade das avaliações. Caso terceirize o trabalho, peça indicações de pessoas confiáveis e cheque a formação do profissional antes de contratá-lo.

Segundo a pesquisa da KPMG, 51% das empresas registram as diretrizes de auditoria no regimento interno ou criam um manual de procedimentos. O procedimento é fundamental para garantir a gestão do conhecimento e auxiliar novos auditores que chegam à equipe.

Leia também >>> Indicadores de qualidade: quais são e como implementá-los?

Como fazer auditoria interna?

O trabalho da equipe de auditoria deve ser conduzido pela equipe responsável, que pode se dividir ou trabalhar em conjunto na análise pontual de um setor do negócio. Para garantir realizar uma análise precisa, realize as seguintes etapas:

1. Mapear processos

O primeiro passo da auditoria interna é mapear os processos da área que está sendo analisada ou um conjunto de tarefas relacionadas a uma parte da empresa. 

Por exemplo, é possível realizar a auditoria interna nos processos industriais operacionais do negócio, ou seja, nas atividades que garantem a produção ou a prestação qualificada dos serviços. 

Áreas de apoio, o setor de governança e o processo de comunicação interna são outros exemplos de pontos pelos quais os auditores podem passar.

Definido o setor que será o foco da análise, liste os processos atuais para ter uma base de dados para começar a avaliação.

2. Identificar os riscos

Com o mapa de processos em mãos, os auditores vão identificar os riscos em potencial existentes no modelo de trabalho que está sendo realizado na área avaliada.

Em seguida, os pontos de preocupação são apresentados ao gerente/diretor responsável pelo setor para verificar se as preocupações levantadas e os riscos identificados batem com o que os colaboradores já percebiam ou se são novidades.

3. Definir atividades de controle

O processo de auditoria segue com a definição de atividades de controle. O objetivo dessas tarefas é reduzir os riscos identificados durante a etapa de mapeamento. 

Assim, o time de auditores se une aos colabores da área auditada para encontrar soluções que realmente funcionem para evitar problemas inesperados e prejuízos à entrega da  produção ou do serviço final para o cliente. 

4. Elaborar checklist

O acompanhamento das atividades é feito com a elaboração de checklist que vai registrar se os resultados desejados estão aparecendo, além de dificuldades para implementar as ações de controle.

A vantagem do checklist é que o documento pode ser elaborado e preenchido on-line, ficando salvo no sistema interno, facilitando a verificação dos auditores.

5. Registrar evidências sobre os processos

Todo setor possui seus indicadores de desempenho. Enquanto a auditoria está monitorando os mecanismos de controle e melhorias propostos, registre evidências da evolução dos processos.

Caso a empresa utilize um software de gestão, a geração de relatórios que mostram a evolução nos resultados dos indicadores é mais fácil. Assim, os auditores têm informações confiáveis sobre a efetividade das mudanças propostas.  

6. Relatar não conformidade

Outra medida para garantir que a auditoria interna seja efetiva é relatar a não conformidade de outros processos, que surgirem com as mudanças iniciais. 

É fundamental que os auditores informem à equipe sobre essa possibilidade, informando qual a conduta correta ao identificar novas oportunidades de melhorias. 

7. Receber planos de ação

Com o fluxo de melhoria estruturado e em andamento, o próximo passo da auditoria é o recebimento de planos de ação.

O setor auditado deve elaborar um plano de ação e enviar para a área de Auditoria, informando a nova meta a ser alcançada com os ajustes propostos ao modelo de trabalho.

A documentação do plano facilita bastante o monitoramento dos auditores, já que várias medidas de controle podem ser executadas ao mesmo tempo, em diversos setores da gestão.

Leia também >>> Ferramenta 5W2H: para que serve e como usar [com exemplo]

8. Acompanhamento por plano de ação

A equipe de auditoria interna deve se dividir para que cada grupo acompanhe a evolução dos planos de ação, auxiliando os colaboradores a alcançarem as melhorias desejadas.

Assim, novos padrões otimizados e mais seguros se consolidam na empresa, mantendo um ciclo de melhoria contínua na empresa.

Perguntas frequentes – FAQ

Agora que você conhece o conceito e como a auditoria interna é realizada, respondemos algumas perguntas frequentes sobre o tema. Confira!

Quais são os princípios da auditoria interna?

Os princípios da auditoria interna, segundo as normas do IIA Brasil, são:

• comprovar a integridade da empresa;
• atuar no mercado como uma organização livre de influências alheias;
• alinhar as estratégias, objetivos e riscos do negócio;
• ter a posição e os recursos adequados disponíveis;
• consolidar a gestão da qualidade e melhoria contínua;
• estabelecer uma comunicação aberta entre todas as partes;
• produzir análises confiáveis baseadas em risco;
• incentivar a melhoria e evolução organizacional.

Qual a periodicidade da auditoria interna?

Uma auditoria nos processos internos pode acontecer sempre que for necessário, principalmente quando a equipe identifica algum desalinhamento, erro ou falta de transparência no trabalho. 

Dessa forma, os auditores podem interferir, conduzindo todo ciclo de análise e controle com o máximo de eficiência.

Quais são os tipos de auditoria interna?

Os principais tipos de auditoria realizada nas empresas são: a ambiental, a administrativa, a financeira, a fiscal, a patrimonial, a trabalhista e a técnica.

Leia também: Como e por que fazer uma mitigação de riscos ambientais.

Tenha um processo de compras alinhado

Já pensou fazer uma auditoria interna nos processos de gestão de compra da sua empresa para otimizar os gastos e evitar desperdícios na aquisição de insumos?

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Plano de contas da empresa: o que é, como estruturar

O plano de contas é uma das ferramentas essenciais para acompanhar a evolução de uma empresa.

Isso porque o detalhamento de como o dinheiro entra e sai do caixa orienta as análises de custo, os lucros com a operação, o valor do patrimônio construído, entre outros detalhes.

Essas informações ainda integram diversos relatórios enviados para os órgãos fiscais (como a Receita Federal), que analisam se a empresa está em dia com as obrigações tributárias do seu regime.

Criando um sistema de gestão financeira bem estruturado, é possível manter o controle detalhado das movimentações, facilitando tomadas de decisão para reduzir os custos ou realizar novos investimentos.

Se na sua empresa ainda não existe esse acompanhamento, continue a leitura do artigo e entenda o que é, o objetivo e como estruturar o plano de contas com os principais grupos de informações necessárias.

Boa leitura!

O que é o plano de contas da empresa?

O plano de contas de uma empresa é o documento que registra todas as movimentações financeiras, agrupando os dados em categorias e subcategorias para detalhar todas entradas e saídas de dinheiro que aconteceram em determinado período. A ferramenta facilita bastante a realização das demais tarefas contábeis.

Outras atividades realizadas com o apoio do plano de contas são: o DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), o fluxo de caixa e o Balanço Patrimonial. 

As empresas que precisam apresentar esses resultados devem ter um controle financeiro organizado para encontrar e repassar com facilidade todos os dados aos órgãos de controle fiscal do governo.

O orçamento empresarial é outra definição a qual o plano dá suporte, pois permite avaliar cuidadosamente cada gasto nos diferentes setores, facilitando as tomadas de decisão em relação ao que vai ser gasto e ainda as despesas que podem ser reduzidas/eliminadas.

Assim, a equipe financeira revisa mensalmente os gastos efetivamente realizados comparando com a previsão. Caso seja necessário, é possível realizar ajustes nas metas para garantir o cumprimento do orçamento planejado.

Leia também >>> Orçamento anual da empresa: qual a importância? Como fazer?

Qual é o objetivo do plano de contas? 

O objetivo do plano de contas é padronizar a organização dos dados financeiros e econômicos do negócio para facilitar a visualização do patrimônio e das movimentações realizadas. A organização do plano (explicamos a estrutura detalhadamente no próximo tópico) segue a ordem numérica progressiva. 

Ou seja, cada categoria tem um número e as subcategorias existentes são numeradas seguindo uma sequência lógica, mostrando que o conteúdo está inter-relacionado. Por exemplo:

1 Categoria

1.1 Categoria secundária

1.1.1 Categoria terciária

1.1.1.1 Categoria quaternária

1.1.1.1.1 Categoria quinária

Dessa forma, ao registrar a categoria de ‘Despesas’ é possível dividir as ‘Despesas’ operacionais’ das ‘Despesas administrativas’, especificando quais são os gastos em cada uma e seu respectivo valor, em vez de apenas colocar o total.

Imagine que sua equipe financeira reporte gastos altos. A primeira pergunta a se fazer seria: qual a categoria com custo mais elevado e, em seguida, qual dos custos desse grupo é o maior, certo?

Porém, se apenas o somatório da categoria e subcategoria é realizado, sem detalhar cada conta, fica mais difícil tomar uma decisão precisa em relação a em cima de que despesas atuar.

Se o seu objetivo é melhorar este aspecto da gestão financeira da sua empresa, o plano de contas é a ferramenta ideal para padronizar e detalhar com clareza, seguindo um padrão organizado, todas as informações necessárias para a contabilidade e estratégia do negócio.

Qual a estrutura básica do plano de contas? 

A estrutura básica do plano de contas é composta pelas seguintes categorias: ativo, passivo, receitas e despesas. O documento pode ter mais tópicos e detalhes conforme a realidade de cada empresa, mas esta estrutura inicial reúne os dados essenciais para o controle financeiro.

Por isso, é importante entender o que significa e quais dados fazem parte das quatro categorias que formam a base do plano. Confira!

Ativos

A categoria de ‘Ativos’ é composta por bens e direitos tangíveis da empresa, ou seja, os itens que compõem o patrimônio positivo do negócio. Existem duas subcategorias neste grupo:

• Ativo circulante: refere-se aos bens e direitos convertíveis em dinheiro em curto prazo dentro do ano fiscal em curso, como investimentos e estoque.   
• Ativo não circulante: diz respeito ao grupo de bens e direitos convertidos em dinheiro apenas em longo prazo, superior ao ano em curso. Exemplo: equipamentos, máquinas, imóveis (sede da empresa), etc.

Os ativos não circulantes são subdivididos em outras quatro categorias: 

• Realizável a longo prazo: são os bens palpáveis convertíveis em dinheiro em um período de 12 a 24 meses. Nesta categoria estão aplicações de renda fixa e depósitos com vencimento superior ou após um ano, pagamentos programados com previsão de recebimento maior que 12 meses, empréstimos, recuperação de impostos.
• Ativo imobilizado: são os bens físicos da empresa utilizados na operação do negócio, como maquinário, frota de automóveis, ferramentas, imóveis, entre outros.
• Investimento: são os ativos financeiros nos quais a empresa investe para obter rendimentos futuros para o negócio. Alguns exemplos são as ações, moeda estrangeira, imóveis e compra de direitos/patentes.
• Ativo intangível: são bens imateriais, ou seja, não físicos, mas que possuem valor econômico para o negócio. Os principais são patentes tecnológicas, registros de marcas, direitos autorais ou de propriedade intelectual, entre outros.

O detalhamento dos ativos feito no plano de contas é utilizado para montar o Balanço Patrimonial, um documento obrigatório para todas as Micro e Pequenas Empresas do Simples Nacional.

Passivos

Os ‘Passivos’ são todas as contas e obrigações financeiras que a empresa possui e deve quitar nos prazos combinados com fornecedores, parceiros e outros. A categoria é dividida em três subdivisões. São elas:

• Passivo circulante: são os compromissos que a empresa precisa quitar durante o ano-exercício ou durante cada fluxo operacional ao longo do ano, como pagamentos de impostos, fornecedores e serviços consumidos (energia elétrica, água, etc.).
• Passivo não circulante: são as obrigações financeiras que possuem vencimento maior que o ciclo de 12 meses que fará parte do balanço anual. O principal exemplo são os empréstimos bancários.
• Patrimônio líquido: é o montante pertencente aos sócios e membros acionistas da empresa em um determinado período.

Receitas

As ‘Receitas’ estão relacionadas a todas as entradas no caixa da empresa, ou seja, pagamentos recebidos referentes a venda das mercadorias, produtos ou serviços.

Para especificar cada tipo de receita, as informações são divididas em três categorias:

• Receita de vendas: é o montante recebido pela comercialização de produtos e mercadorias. O cálculo é comum no comércio e na indústria.
• Receita de realização de serviços: é o total recebido com a realização dos serviços ofertados pela empresa.
• Receita financeira: é o valor obtido do rendimento de investimentos, aplicações e aluguéis de imóveis/equipamentos que a empresa realiza.

Despesas

A parte das ‘Despesas’ no plano de contas da empresa reúne todos os custos operacionais necessários para manter o fluxo de trabalho em andamento. Essa categoria possui três subdivisões:

• Despesa comercial: são os custos associados ao processo de venda, como marketing, embalagens, serviço de logística e frete, fabricação de brindes, etc.
• Despesa administrativa: são os custos para bancar a administração da empresa, como folha de pagamento, materiais e equipamentos de escritório, aluguel da sede, contratação de serviços (energia elétrica, internet, água, etc.), soluções de segurança e outros.
• Despesa financeira: são os custos associados à contratação de empréstimos (ex: juros), utilização de serviços bancários, além de benefícios para os colaboradores, como comissões de venda, divisão de lucros e mais.

Leia também: 11 indicadores financeiros de uma empresa para acompanhar.

Como fazer um plano de contas?

Para fazer um plano de contas organizado, é fundamental seguir a estrutura de categorias acima, ou seja, o documento precisa ter, no mínimo, o detalhamento dos ativos, passivos, receitas e despesas.

Primeiramente, liste todas as informações que você possui relacionadas a cada categoria para não esquecer de nenhum detalhe. Assim, os dados ficam pré-organizados e podem ser ajustados já no seu grupo correspondente.

A nomenclatura dos subgrupos é outro passo importante, pois vai facilitar as futuras pesquisas no documento. Essa etapa varia conforme o volume de dados que é preciso registrar e agrupar. 

Um exemplo para descrição dos ativos no plano de contas pode ter a seguinte ordem inicial:

1 Ativo 

1.1 Ativo circulante 

1.1.1 Caixa 

1.1.2 Caixa geral 

1.1.3 Bancos vinculados 

1.1.3.1 Banco X 

1.1.3.2 Banco Y 

1.1.4 Contas a receber

Outro detalhe importante relacionado a nomenclatura é padronizar os termos. Se usar  ‘Telefonia’ para especificar uma subcategoria dentro de despesas, mantenha apenas essa referência, não usando variações, como ‘Serviço de telefone’, para evitar confusão.

Além disso, como o plano de contas serve de ponto de partida para a criação de outros documentos contábeis, é fundamental conhecer sua estrutura para incluir os danos necessários no plano.

Dessa forma, você agiliza o trabalho que deverá ser realizado no futuro, centralizando os dados em um único documento padronizado e organizado. O cuidado facilita a pesquisa de informações e evita que erros sejam reproduzidos em relatórios importantes.

A estrutura do plano de contas é relativamente simples, mas reunir dados e organizar tudo pode ser mais complexo. Então, acione o seu contador de confiança para orientar o trabalho da equipe interna.

Assim, todas as informações derivadas do plano de contas serão seguras e precisas, evitando erros que podem causar penalidades, especialmente na parte de acertos de tributos e impostos.

Leia também >>> Planejamento financeiro empresarial: como fazer em 5 passos.

Quais tipos de plano de contas existem?

Agora que você sabe qual é a estrutura básica do plano de contas, é essencial entender também os tipos de documento que existem. Veja quais são e as informações presentes em cada um:

Plano de contas referencial

O Plano de Contas Referencial da Receita (PCRR), como o nome indica, é o documento padrão da Receita Federal para o repasse e especificação das contas das empresas do país.

Seguindo o modelo, as empresas disponibilizam seus saldos contábeis, que por sua vez, integram a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Vale lembrar que o padrão do PCRR deve ser seguido apenas pelas empresas enquadradas como Lucro Presumido ou Real, não sendo exigidas pelos negócios no Simples Nacional. 

Plano de contas contábil

O plano de contas contábil é uma evolução do anterior, incluindo informações financeiras e patrimoniais adicionais da empresa

As regras e estrutura de criação seguem normas contábeis existentes no Brasil que orientam a montagem de outros relatórios, como Demonstrativos de Resultados e o Fluxo de caixa. 

O padrão do PCRR pode ou não ser seguido para a elaboração do plano de contas contábil.

Plano de contas gerencial

O plano de contas gerencial não segue um padrão na sua estrutura e pode ser personalizado conforme a necessidade da empresa e o nível de detalhamento que precisa registrar.

Apesar disso, é possível utilizar regras dos planos anteriores para manter termos familiares e de fácil compreensão, tanto internamente quanto externamente (contador e órgãos fiscais).

Avalie e economize nos custos mensais da sua empresa

A criação do plano de contas é importante para a saúde financeira, pois permite avaliar em detalhes os custos que a empresa possuiu em diferentes áreas e o peso que essas despesas têm nos resultados alcançados.

Dessa forma, além de ter processos contábeis e fiscais bem organizados, a equipe financeira levanta pontos de melhoria para o orçamento empresarial, indicando despesas que podem ser otimizadas.

Uma das decisões mais estratégicas para a economia de custos operacionais mensais está relacionada à compra de energia elétrica. Já analisou o quanto o gasto com este insumo aumentou nos últimos anos e o impacto na precificação dos seus produtos?

Se o objetivo do seu negócio é se manter competitivo no mercado com uma operação enxuta e eficiente, você deve analisar a viabilidade de migração para o Mercado Livre de Energia.

Neste ambiente de contratação, empresas e indústrias têm mais liberdade para escolher seus fornecedores e negociar contratos, aproveitando oportunidades que podem gerar até 35% de economia.

A Esfera Energia possui soluções personalizadas para a sua empresa obter o melhor retorno do investimento com a mudança. Acesse o site e saiba como comprar a melhor energia para o seu negócio!

Planejamento operacional: o que é e como fazer na empresa?

Com um plano, as empresas conseguem orientar passo a passo as ações que devem ser realizadas e dar suporte às equipes. Para que os times sejam bem orientados, é realizado o planejamento operacional. 

O fluxo de trabalho estabelecido em cada área orienta os colaboradores na execução de suas tarefas, garantindo que o sistema adotado seja o mais eficiente possível para a realidade da empresa.

Além disso, a organização das atividades evita desperdício de tempo, dinheiro, produtividade, entre outros, o que pode afetar o cumprimento das metas do planejamento estratégico.

Então, para garantir que sua empresa chegue onde deseja, é fundamental estabelecer uma organização interna para que as áreas colaborem entre si, formando uma unidade bem estruturada.

Continue a leitura do artigo e entenda o que é, a importância e como fazer o planejamento operacional da empresa.

O que é planejamento operacional? 

O planejamento operacional é o processo que define e documenta o fluxo de trabalho interno de uma empresa, listando os métodos e sistemas utilizados para gerir os diferentes setores e garantir o andamento das atividades que possibilitarão o alcance dos objetivos e metas de gestão programadas. 

Dessa forma, cada departamento (Vendas, Marketing, Financeiro, Compras, Recursos Humanos) terá o próprio manual de processos com todos os detalhes referentes às tarefas que o setor realiza passo a passo, as ferramentas utilizadas, responsáveis e afins.

Quem toma a frente dessa definição são os gestores que participam ativamente da elaboração do planejamento estratégico geral da empresa e repassam aos demais colaboradores os objetivos ligados aos seus respectivos setores.

As empresas que estão começando a operar criam o planejamento do zero. Já aquelas que já estão ativas fazem melhorias a cada ciclo de planejamento para se manterem atualizadas e em crescimento.

Ou seja, o planejamento operacional pode ser aperfeiçoado com o tempo, por exemplo, excluindo etapas desnecessárias, modernizando a estrutura produtiva, melhorando o sistema de controle de estoque ou atualizando o sistema de compras.

Quanto maior a empresa, mais complexo é o planejamento operacional. Porém, uma empresa pequena e com processos enxutos deve documentar a sua rotina de trabalho para que o fluxo seja otimizado de forma organizada, garantindo uma boa gestão do conhecimento.

Leia também >>> Planejamento estratégico: o que é, objetivo + como fazer.

Como fazer um planejamento operacional?

A criação do planejamento operacional é realizada em etapas aplicadas em cada departamento, guiando o processo de definição ou atualização conforme os objetivos que serão trabalhados no novo ciclo de gestão. 

Confira passo a passo as definições que devem ser feitas para executar o trabalho corretamente:

1. Analise os objetivos relacionados ao setor

Se a sua empresa utiliza o método SMART para definir as metas relacionadas aos objetivos estratégicos dos períodos de trabalho, com certeza, você tem em mãos definições específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazos definidos.

Essas informações devem ser repassadas para a equipe do setor, garantindo que todos fiquem atualizados em relação aos objetivos aos quais vão se dedicar e, assim, organizem o que será preciso fazer.

2. Liste ou revise as atividades do setor

O próximo passo do planejamento operacional é listar ou revisar as atividades do setor. Relembrar quais são as tarefas, os indicadores e como elas são executadas auxilia na organização e nas possíveis mudanças que podem ser realizadas,

Esse momento é excelente para a equipe fazer um brainstorm em relação a pontos de melhoria, como o que está funcionando, o que não está e como melhorar a modelagem de processos.

3. Defina o fluxo de trabalho

A terceira etapa do planejamento operacional é definir o fluxo de trabalho de cada atividade de ponta a ponta e quem são os responsáveis por executá-la.

O objetivo é documentar como o setor funciona, quais são os recursos utilizados, como as informações são documentadas, ferramentas e os tipos de análises realizadas. 

Para facilitar a visualização, utilize o fluxograma para organizar o andamento dos processos. A ferramenta facilita ainda a avaliação da eficiência do fluxo de trabalho, guiando as melhorias.

4. Faça a divisão do orçamento

O orçamento anual da empresa é estabelecido de forma que cada área tenha um montante à disposição para realizar investimentos que contribuam para o alcance dos objetivos propostos.

Assim, a divisão do orçamento mensal é parte do planejamento operacional, pois as melhorias apontadas na organização do fluxo de trabalho podem ser implementadas, seja melhorando o maquinário, aumentando o fluxo de manutenções ou incluindo um novo sistema/software de gestão. 

Importante: fique atento ao orçamento para que ele seja bem distribuído e mantenha-se dentro da margem projetada, evitando os gastos não planejados.

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5. Estabeleça os responsáveis por cada tarefa

Dentro do planejamento operacional, é essencial que cada atividade que compõe o fluxo de trabalho tenha os cargos responsáveis pela sua execução. 

A definição é importante porque evita desvios de função e deixa claro qual é a função de cada colaborador dentro da área, permitindo que a equipe mantenha o foco e a produtividade no dia a dia. 

6. Compartilhe o planejamento com a equipe

A última etapa é a apresentação do planejamento operacional para toda equipe. Geralmente, o gestor fica a frente da tarefa, compartilhando o resultado da análise, o fluxograma, como o trabalho será acompanhado, as novas ferramentas e mais.

O objetivo é que todos estejam na mesma página, saibam quem acionar para tratar de cada assunto e sigam o fluxo atualizado, mantendo a produtividade e gerenciando melhor o tempo de trabalho.

Qual a importância do planejamento operacional? 

O planejamento operacional é um processo importante porque garante que a empresa tenha uma estrutura interna organizada, com fluxos de trabalho bem definidos, assegurando que cada equipe conheça e se especialize nas suas tarefas. 

Além disso, o planejamento auxilia na estruturação da equipe, indicando para o gestor quando é necessário reforçar a equipe para que as entregas aconteçam dentro do prazo e sejam executadas com excelência.

Para alcançar esse objetivo, é fundamental que cada setor saiba otimizar o orçamento disponível, fazendo boas negociações e reduzindo os custos.

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