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O que é e como fazer a gestão de compras nas empresas?

A gestão de compras é a atividade que faz a organização do processo de compras do que a empresa precisa adquirir. As principais tarefas são identificar a demanda, a quantidade, buscar fornecedores, negociar preços e programar próximas aquisições.

Quando o objetivo é tentar equilibrar qualidade por um bom preço, é necessário investir tempo para pesquisar onde estão as melhores oportunidades.

Daí a importância da gestão de compras, pois com um bom planejamento, uma empresa consegue comprar todos os suprimentos necessários para sua operação.

Como define o autor James A. F. Stoner em seu livro ‘Administração’ (1985):

“É preciso que haja planos para que a organização tenha seus objetivos e para que se estabeleça a melhor maneira de alcançá-los. Além disso, os planos permitem que a organização consiga e aplique os recursos necessários para a consecução de seus objetivos (…)”.

Dessa forma, a gestão de compras pode ser aplicada tanto para a aquisição de matéria-prima para fabricar um produto quanto para a compra de fonte de energia quando uma empresa está dentro do Mercado Livre de Energia.

Então, continue lendo e aprenda o que é e como fazer a gestão de compras na sua empresa e economizar nos custos.

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é um processo interno que organiza a demanda e a aquisição de suprimentos para a empresa.

O objetivo é manter tudo funcionando e evitar interrupções no trabalho devido à  falta de itens necessários.

Quando existe uma organização, fica mais fácil saber onde encontrar o melhor preço, os melhores fornecedores e, assim, manter um padrão de qualidade.

Outro objetivo da gestão de compras é administrar melhor o capital de giro disponível para que as saídas de dinheiro aconteçam no momento certo.

Por que a gestão de compras é importante?

A gestão de compras é importante porque ajuda a planejar e fazer os investimentos certos para um negócio.

Sem saber qual a demanda, é impossível achar um fornecedor. Sem saber para quando o produto é necessário, a probabilidade é de que as compras aconteçam em cima da hora.

Todo esse estresse e desorganização podem afetar o desempenho de uma empresa  e, até mesmo, paralisar seu funcionamento, o que gera desperdícios (tempo, mão de obra, etc.)

Imagine que sua empresa agora compra energia de fontes alternativas. Para fazer uma boa negociação e compra, é importante o quanto, em média, é gasto de energia.

Quando não existe uma previsão e o consumo é acima do contratado, o negócio fica sujeito às regras do Mercado de Curto Prazo (MCP) e, então, o valor final da conta é determinado pelo Preço de Liquidação de Diferenças (PLD).

Então, implementar a gestão de compras permite que você saiba exatamente a demanda de energia elétrica necessária ao longo do mês, podendo incluir uma margem extra de segurança sempre ou apenas quando necessário.

Como fazer a gestão de compras? Passo a passo

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Entendeu o que é gestão de compras e o motivo de ser é um processo importante? Então, aprenda agora quais são os passos para fazer essa atividade na sua empresa.

1. Defina a demanda e a quantidade

O primeiro passo para fazer a gestão é saber quais são as demandas de compra necessárias.

Matéria-prima para produção, energia elétrica, água, equipamentos ou maquinários, tudo isso pode ser organizado no processo de gestão.

Assim, cabe criar um documento para registrar o histórico de compras de cada área para calcular a demanda usando uma base confiável como referência e elaborar as projeções mais assertivas para pedidos futuros.

Assim, o fornecedor pode fazer orçamentos condizentes com a necessidade e até incluir propostas para compras maiores, dependendo do tipo de suprimento.

2. Faça uma pesquisa de fornecedores

Para continuar a gestão de compras, pesquise na internet e peça referências de fornecedores para colegas de profissão.

Alguém sempre tem uma indicação para dar e junto ainda vem um feedback ou dica de como conseguir um bom preço.

No setor de energia, existe a possibilidade de migrar para o Mercado Livre de Energia. Então, em vez de pagar a tarifa padrão usual, as empresas conseguem negociar diretamente com os fornecedores.

A vantagem, nesse caso, é poder comprar a quantidade necessária baseado na margem de gastos de seu negócio e usar fontes de energia renovável, como solar e eólica.

Conheça as instituições do setor elétrico que regulamentam o Mercado Livre de Energia.

3. Peça orçamentos e compare preços

Depois de selecionar os melhores fornecedores, o próximo passo da gestão de compras  é pedir orçamentos.

Com as propostas em mãos, faça a comparação. Analise os valores, as referência de qualidade, agilidade na entrega, termos de prestação do serviço, etc.

É importante olhar as letras miúdas, pois algumas vezes um preço melhor pode vir atrelado a uma condição que não é vantajosa.

Seja criterioso e vá além da comparação de valores. Estude todas as condições.

4. Negocie valores

Agora que as melhores propostas estão selecionadas, negocie valores e tente chegar à  margem de investimento planejada.

Tente economizar, mas de forma vantajosa para sua empresa, priorizando fornecedores com boa reputação.

Negocie a primeira venda e a segunda com o mesmo fornecedor, por exemplo, para obter um preço melhor na compra por quantidade.

No caso do Mercado Livre de Energia, é possível negociar com vários fornecedores o valor da energia, tendo mais liberdade na hora de fechar os acordos.

Leia também: Regras do Mercado Livre de Energia que você precisa conhecer.

5. Mantenha a gestão de compras ativa

Depois de fechar o contrato, mantenha os pagamentos em dia para garantir as condições do contrato e evitar multas ou pagamentos extras.

Além disso, aproveite a organização e faça um planejamento de compras futuras para manter a sua empresa sempre um passo à frente.

Dicas para fazer a gestão de compras com sucesso

Fidelize-se a fornecedores de confiança

Os fornecedores são essenciais para uma gestão de compras bem sucedida. Ser cliente fiel de um fornecedor é vantajoso porque facilita:

  • a negociação de prazos de entrega, já que vocês mantêm uma relação de confiança;
  • a negociação de condições de pagamento, também pela confiança;
  • a atualização sobre novidades de produtos ou serviços, etc.

A dica é ter mais de um fornecedor na sua lista de melhores para garantir que um supra sua demanda, se o outro não puder.

Mantenha a organização interna

Se cada área da empresa não mantiver sua organização individual, a gestão de compras fica mais difícil.

O motivo é que sem uma previsão de demandas, negociar determinados tipos de suprimentos em cima da hora vai gerar um gasto maior ao invés de economia.

Se a quantidade de energia gasta aumentou, por exemplo, é preciso ajustar a compra. Com tempo, a equipe pode negociar com o fornecedor um novo contrato melhor.

No caso do Mercado Livre de Energia, ter o suporte de uma empresa gestora ajuda a fazer uma negociação realmente vantajosa e que vai manter seu investimento dentro de uma margem que seja acessível.

Leia também: Aprenda como fazer uma campanha de economia de energia elétrica na sua empresa.

Tenha uma planilha ou sistema de compras

A maneira mais fácil de organizar e criar um histórico de compra é por meio de planilhas ou usando um sistema de compra.

Registre o que foi comprado, o preço pago e detalhes da negociação para lembrar no futuro.

Assim, você pode tentar comprar pelo mesmo preço ou negociar melhores condições.

Organize a compra de energia da sua empresa

A gestão de compras é um processo essencial para organizar a aquisição de vários suprimentos para as empresas, inclusive o de energia.

Inserindo sua empresa no Mercado Livre de Energia e contando com a expertise de quem entende do assunto, a gestão de compras pode ser personalizada, levando em consideração as suas necessidades.

Para ter uma gestão de energia eficiente dentro do Mercado Livre de Energia, conheça a Esfera e saiba quais estratégias de contratação podem favorecer mais o seu negócio.

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