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Dicas para a gestão e controle de compra de insumos

Em tempos economicamente desafiadores, os gastos com a compra de insumos precisam ser ainda mais bem planejados para atender as demandas da empresa, evitar o desperdício e garantir que não faltem itens essenciais para produção.

Esse processo está diretamente ligado à capacidade produtiva, ou seja, a quantidade de itens que a equipe é capaz de produzir por hora.

Para que a produtividade se mantenha no nível esperado, é preciso que todos os recursos estejam a disposição e que haja um controle da quantidade de cada insumo para planejar os pedidos de reposição.

Isso leva ao alinhamento com os fornecedores, que tem sua própria logística e que deve ser respeitada, para manter um bom relacionamento e consolidar parcerias estratégicas.

Precisa melhorar a compra de insumos na sua empresa? Então, continue a leitura e entenda a importância de fazer uma gestão e controle mais preciso das compras e dicas para otimizar esse trabalho no setor de supply.

O que é compra de insumos?

A compra de insumos é um processo normalmente conduzido pela área de supply chain (cadeia de suprimentos) das empresas, que faz a negociação com diferentes fornecedores para aquisição de produtos como matéria-prima, materiais de embalagem, além de máquinas, energia elétrica, serviços, entre outros.

O objetivo é estabelecer uma ordem de controle para que cada insumo esteja sempre disponível para uso, evitando pausas ou até paradas longas na cadeia de produção.

Tanto grandes quanto pequenas empresas devem valorizar a gestão de compra de insumos para criar bons relacionamentos com fabricantes, varejistas, fornecedores e distribuidoras.

Qual a importância do planejamento na compra de insumos?

Compras geram gastos e nenhuma empresa deve conduzir suas operações sem um controle financeiro eficiente e bem planejado.

Além disso, a compra de insumos envolve o abastecimento de diversas áreas. Por isso, os pedidos devem ser bem pensados e direcionados aos fornecedores certos.

Com um planejamento da compra de insumos guiando o trabalho, é mais fácil analisar quanto tempo dura cada estoque e qual o prazo certo para fazer a compra e receber a reposição no tempo adequado.

Dessa forma, a operação pode ser mais eficiente e ter menos desperdícios durante a produção.

Outro fator que reforça a importância de trabalhar de forma planejada na gestão de compra de insumos é o alinhamento com a logística dos fornecedores.

Fazer pedidos de última hora e em grande volumes pode resultar em problemas, pois é preciso checar se o fornecedor pode atender e tem a quantidade pedida disponível.

Tenha em mente que o seu negócio não é o único cliente atendido, então, os fabricantes precisam ser comunicados com antecedência de qualquer aumento na demanda.

Todos esses cuidados com o planejamento de compra de insumos vai permitir que sua empresa tenha um controle financeiro mais efetivo e consiga negociar cada compra a um bom valor e ainda aproveitar as vantagens que os fornecedores oferecem.

5 dicas de gestão e controle de compra de insumos

Com algumas mudanças, dá para melhorar o planejamento e manter a gestão de controle de compra de insumos mais organizada e funcional. Confira a seguir as principais dicas que ajudam a chegar nesse objetivo:

1. Mantenha um histórico dos pedidos

O histórico dos pedidos é estratégico para o controle de compra de insumos porque ajuda a analisar se as previsões feitas anteriormente atenderam a demanda ou se houve falta logo depois de um pedido.

Isso significa que as previsões precisam ser ajustadas melhor, correspondendo a necessidade real de produção. Também permite definir a frequência ideal de compra para cada item.

Para fazer isso, invista em um software para registrar e acompanhar esses dados, que vão servir tanto para orientar as compras quanto para o controle de estoque e armazenamento.

2. Invista em pesquisa de preço

Um planejamento de controle de insumos permite que a equipe consiga pesquisar no mercado quais fornecedores têm os melhores preços.

Com essa informação, a equipe de supply pode selecionar os melhores fornecedores e negociar condições de compra mais vantajosas.

Lembrando que o preço é uma parte da equação. Para uma tomada de decisão assertiva, conheça a forma como o fornecedor trabalha, a qualidade do seu produto, etc.

3. Negocie prazos e pagamentos

Outra forma de manter uma boa gestão de compra de insumos é organizar os prazos dos pedidos.

Primeiro, determine em quanto tempo o estoque é utilizado. Depois, de acordo com a logística do fornecedor, planeje a data para fazer os pedidos. O ideal é que a reposição chegue antes do estoque anterior acabar.

À medida que o relacionamento com um fornecedor é recorrente, aproveite para negociar também os prazos de pagamento para equilibrar seu fluxo de caixa. Bons clientes conseguem barganhar melhores condições, então seja um!

4. Seja criterioso na seleção de fornecedores

Antes de contratar um novo fornecedor, estabeleça os principais critérios de qualificação para avaliar com cuidado e atenção cada parceiro em potencial.

Isso é importante para não se associar a empresas que possuem pendências fiscais e/ou jurídicas ou que tenham uma fama ruim no mercado. Assim, seu negócio pode criar uma rede de fornecedores confiáveis e fazer um controle de compras seguro.

5. Avalie a eficiência da gestão de compras

Os processos de gestão e controle de compra de insumos vão melhorando à medida que são colocados em prática.

Por isso, implemente indicadores para acompanhar a eficiência do trabalho e ajustar tarefas que podem ser feitas de uma forma melhor, melhorando a produtividade e os resultados alcançados pela equipe.

Leia também >>> Indicadores de produção industrial: 7 métricas indispensáveis

Sua empresa tem eficiência energética?

A energia elétrica também entra na lista de compra de insumos, afinal, é ela que mantém grande parte da infraestrutura funcionando. E sabia que a aquisição desse recurso pode ter um custo-benefício melhor para sua empresa?

Para equilibrar os gastos, ter acesso a fornecedores de diversas fontes de energia e negociar com mais flexibilidade, existe a opção de migrar para o Mercado Livre de Energia.

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